E-faktura till offentlig sektor: vad lagen kräver

Säljer ditt företag till en kommun, region eller statlig myndighet? Då ska fakturorna vara elektroniska. Kravet kommer från lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling.

Vad lagen säger

• Lagen gäller fakturor för köp som har upphandlats enligt upphandlingslagarna, med upphandlingar som påbörjats från och med 1 april 2019.
• Fakturorna ska vara elektroniska och följa den europeiska standarden för e-fakturering, EN 16931.
• En PDF-faktura räknas inte som e-faktura. Det måste vara ett strukturerat format som mottagarens system kan läsa.

Vilket format?

I praktiken används Peppol BIS Billing 3.0, som Upphandlingsmyndigheten rekommenderar och som följer den europeiska standarden. Fakturan skickas via Peppol-nätverket till organisationens Peppol-adress.

Tre sätt att skicka

• Från faktureringsprogrammet, om det har stöd för Peppol. De flesta moderna program har det.
• Via en e-fakturaoperatör (Peppol-accesspunkt) som skickar vidare åt dig.
• Via en fakturaportal. Många organisationer erbjuder en webbportal där mindre leverantörer kan skriva in fakturan för hand.

Innan du skickar

En offentlig mottagare validerar fakturan automatiskt, och en faktura med fel kan stoppas innan den når handläggaren. Granska fakturan här först om du vill se att den klarar reglerna. Kontrollera också att du har rätt referens: många organisationer kräver en beställarreferens i fakturan (BT-10).